Първи контакт по e-mail: няколко практически съвета

“Никога нямаш втори шанс да направиш първо впечатление”. Клиширано, но до голяма степен вярно. Най-малкото дори контакта f2f на следващ етап да измие срама от някоя излагация по мейла, как пишете ежедневните си писма към колеги и бизнес партньори говори много за вашата работна култура.

– Визия –

Както дизайна на един уебсайт първо хваща окото, така и как цялостно е оформено вашето писмо е първото нещо, което се забелязва. Разделено ли е писанието в абзаци (на никого не му е приятно да гледа някакъв правоъгълник от текст, без нови редове, без акценти, без нищо…) – помогнете си с тях, за да акцентирате върху важните моменти. Започвайте новата тема на нов ред, оставяйте даже един ред разстояние. Четенето на монитора е доста натоварващо очите и е добре човек да може бързо да се ориентира в текста ви.

Шрифт и размер. Не прекалено малък, не прекалено голям. Не твърде нестандартен, не и прекалено шарен. Бъдете стилни, умерени и пишете “красиво” и в електронен вариант.

Имате ли сигнатура. Името ви, контакти, позицията ви в компанията, сайт на компанията, лого. Ако сте зелени – добавете с малки букви призив да не се принтира ако може.

– Правопис –

Ако сте изтървали първите 11 години от живота си, лошо. Няма да стигнете далеч по корпоративната стълбица, ако не сте грамотни. Става за собствен бизнес, но само в България. Ако искате повече от себе си, старайте се да покажете стил на писане, култура и ниво. Иначе има голям риск да не ви вземат насериозно. Ако не сте сигурни в себе си, не е нещо страшно и лошо. Пуснете си коректора в пощата, а ако няма такъв – ползвайте някоя онлайн платформа за писане, която има. Ако сте сигурни в себе си – пак направете проверка.

– Цел –

Съществено за това как е най-добре да изглежда писмото ви, е целта му. Дали трябва да информира, да инструктира, да продава – всеки случай има различни акценти и малки тайни, които трябва да се спазят. Използвайте барнати дизайнерски таблички и графики, ако искате да предадете важна информация, но не прекалявайте – писмото не бива да е тежко.  Използвайте форматиране за изброяване на приоритети и поредни стъпки. Използвайте цифри и факти, ако искате да продадете продукта си или да хванете нов партньор. Не губете времето на хората с празни приказки.

– Заглавие –

Subject-a на мейла ви най-добре да е до 4-5 думи. Не повече. Нека предава най-важното, за което пишете на човека, че да може на следващ етап да го намери лесно. Капса е тотално забранен, той направо си значи, че крещите. Никой не се кефи да му крещят.

– Още –

Давайте линкове към съществена информация онлайн, но ползвайте “insert hyperlink” – не е толкова сложно, а говори за прецизност и една идея по-висока компютърна култура.

Проявете малко милост и уважение към колегите си и им спестете шльокавицата (bg dumi, latinski bukvi). Ако си комуникирате на български, пишете си официалните мейли на български. Четенето на латинските букви с бг значение е доста затормозяващо очите.

Advertisements

Why not join the conversation?

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s